Approuvé par le Conseil : septembre 2006; février 2007
Révisé et mis à jour : septembre 2007, septembre 2019

Ressource complémentaire : Conseils à la profession

Définitions

Fermeture d’un cabinet : Se produit lorsque les médecins cessent d’exercer la médecine (en raison d’une retraite, d’une démission, d’une révocation, d’une suspension, d’une maladie ou d’un décès) ou continuent d’exercer, mais dans un nouveau lieu (c.-à-d. déménagement).

Politique

Cette politique s’applique à tous les médecins qui ferment un cabinet médical, y compris ceux qui travaillent dans des cabinets de groupe ou dans des établissements, quel que soit le domaine de pratique ou la spécialité. Certaines des attentes énoncées dans la politique ne s’appliquent que dans des circonstances particulières, ce qui est indiqué dans la politique.

Planification pour la fermeture imprévue d’un cabinet

1. Les médecins doivent prendre des mesures pour planifier de manière proactive la fermeture inattendue de leur cabinet pour cause de décès ou de maladie¹ afin que leur cabinet soit géré de manière appropriée et en conformité avec la présente politique et les obligations légales des médecins. Cela pourrait inclure, par exemple, l’identification d’une personne désignée pour faciliter le respect de la politique au cas où le médecin ne serait pas en mesure de le faire².

Facilitation de l’accès aux soins continus après la fermeture d’un cabinet

2. Les médecins doivent prendre des mesures raisonnables pour assurer la continuité des soins des patients lorsqu’ils ferment un cabinet, y compris dans les cas où le cabinet déménage et les patients ne peuvent pas ou ne veulent pas déménager avec le cabinet. Ce qui est raisonnable dépendra de la raison de la fermeture du cabinet, des besoins des patients, et des fournisseurs de soins de santé ou des ressources du système de santé disponibles dans la communauté⁰³.

Facilitation de l’accès aux médicaments sur ordonnance

3. Lorsqu’il est nécessaire de renouveler ou de répéter une ordonnance pour laisser à un patient un délai raisonnable pour trouver un autre fournisseur, les médecins qui maintiennent leur certificat d’inscription doivent fournir un renouvellement ou une répétition lorsque cela est cliniquement indiqué.
4. Les médecins qui ne maintiennent pas leur certificat d’inscription doivent prendre des mesures raisonnables pour qu’un autre fournisseur assume la responsabilité de l’ordonnance ou, lorsque cela n’est pas possible, informer le patient de la nécessité de se rendre chez un autre fournisseur dès que possible. Cela s’applique également lorsqu’il serait cliniquement inapproprié⁴ pour les médecins de fournir un renouvellement ou une répétition.

Assurer le suivi des tests en suspens

5. Les médecins doivent assurer un suivi approprié des tests qu’ils ont demandés, lorsque les résultats de tests sont en suspens⁵.

Assurer l’accès des patients aux dossiers médicaux

6. Les médecins doivent s’assurer que les patients continuent à avoir accès à leurs dossiers médicaux après la fermeture d’un cabinet.
7. Les médecins doivent s’assurer que les dossiers sont conservés pendant dix ans après la date de la dernière inscription au dossier ou, dans le cas de patients qui sont des enfants, dix ans après la date à laquelle le patient atteint ou aurait atteint l’âge de dix-huit ans, sous réserve de l’exception notée ci-dessous⁶.
   1. Les médecins de famille, ou ceux qui fournissent des soins primaires, peuvent détruire les dossiers médicaux après deux ans. Pour exercer cette option, les médecins doivent :
      1. cesser d’exercer la médecine;
      2. informer chaque patient que les dossiers seront détruits deux ans après la date de l’avis et qu’il peut obtenir les dossiers ou les faire transférer à un autre médecin à l’intérieur de ces deux années;
      3. ne détruire les dossiers que deux ans après la date qui suit l’avis⁰⁷.

Informer les patients de la fermeture d’un cabinet

8. Les médecins doivent informer les patients dont les soins sont gérés de façon active⁸ de la fermeture d’un cabinet. Dans les cas où le patient est incapable, le médecin doit informer son mandataire spécial.
   1. Les médecins qui ont la garde du dossier médical ont des obligations supplémentaires en matière d’avis et doivent informer tous les patients s’ils ont l’intention de transférer la garde du dossier médical⁹.
9. Les médecins doivent fournir aux patients un préavis d’au moins 90 jours en cas de fermeture planifiée.
   1. Dans les cas où un successeur sera en place pour reprendre le cabinet, la période de préavis peut être raccourcie, mais les médecins doivent faire appel à leur jugement professionnel pour déterminer un délai approprié qui ne nuit pas indûment à la capacité de leurs patients à trouver un fournisseur autre que le successeur prévu.
   2. Dans les cas de fermetures soudaines ou inattendues (p. ex., maladie ou décès, révocation ou suspension) où il n’est pas possible de donner un préavis de 90 jours, les médecins (ou leur représentant) doivent donner un préavis dès que possible après avoir appris qu’il serait nécessaire de fermer le cabinet.
10. Les médecins doivent indiquer les renseignements suivants lorsqu’ils informent les patients de la fermeture du cabinet :
    1. la date de la fermeture;
    2. si un successeur reprend une partie ou la totalité du cabinet, et les options qui s’offrent aux patients si aucun successeur n’est disponible ou s’ils ne choisissent pas de continuer avec le successeur prévu;
    3. des renseignements sur la manière d’accéder à leur dossier médical ou de demander son transfert, y compris si les dossiers sont transférés ou non à une autre personne ou entité.
11. Les médecins doivent informer le patient directement, que ce soit par écrit (p. ex., par courrier postal ou courriel sécurisé), par téléphone, ou en personne lors d’un rendez-vous planifié¹⁰.

Informer l’Ordre de la fermeture d’un cabinet

12. Les médecins qui abandonnent leur inscription doivent remplir un formulaire de démission¹¹.
13. Les médecins qui ferment un cabinet médical, mais qui restent membres de l’Ordre¹², doivent informer l’Ordre du changement d’adresse de leur cabinet dans les 30 jours qui suivent le changement¹³.
14. À l’exception des médecins qui ferment leur cabinet en raison d’un changement de lieu d’exercice, les médecins qui ont fermé leur cabinet doivent informer l’Ordre des dispositions qu’ils ont prises pour conserver leurs dossiers médicaux en informant le service aux membres de l’Ordre.

Informer d’autres personnes de la fermeture d’un cabinet

15. Les médecins doivent informer les hôpitaux ou les autres établissements où ils ont des droits, ainsi que tout employeur, de la fermeture de leur cabinet.
16. Les médecins doivent faire appel à leur jugement professionnel pour déterminer s’il serait utile d’informer d’autres fournisseurs de soins qui prodiguent des soins aux patients de la fermeture du cabinet, et de le faire au besoin.

Limitations à la suite d’une démission, d’une révocation ou d’une suspension

17. Les médecins qui démissionnent ou dont le certificat d’inscription est révoqué ou suspendu par l’Ordre doivent informer les patients que :
    1. les demandes en suspens pour des analyses de laboratoire ou d’autres tests ne sont plus valides après la date de la démission, de la révocation ou de la suspension;
    2. les répétitions ou les renouvellements d’ordonnances écrites avant la date de la démission, de la révocation ou de la suspension ne sont pas valides après cette date.
18. Après une démission, une révocation ou une suspension, les médecins ne doivent pas interpréter les résultats de tests, préparer des rapports¹⁴ ou fournir des soins de suivi.

Notes de fin

^1. Cela ne comprend pas les congés temporaires dus à des urgences familiales ou à des maladies, mais plutôt les cas où le médecin a des problèmes de santé tels qu’il peut raisonnablement s’attendre à devoir fermer son cabinet.

^2. Pour obtenir de plus amples renseignements, consulter la section Ressources du document Conseils à la profession.

^3. Il peut s’agir, par exemple, de trouver un successeur pour reprendre le cabinet ou d’informer les patients sur la manière de trouver un nouveau fournisseur. Pour obtenir de plus amples renseignements, consulter le document Conseils à la profession.

^4. Par exemple, le médecin ne serait pas en mesure de surveiller les médicaments du patient.

^5. Les médecins qui n’ont pas de certificat d’inscription (c.-à-d. ils ont démissionné ou leur certificat a été révoqué ou suspendu) ne doivent pas exercer la médecine, ce qui inclut les actes autorisés.

^6. Les médecins doivent noter que l’art. 15 (2) de la Loi de 2002 sur la prescription des actions permet d’intenter certaines procédures judiciaires 15 ans après l’acte ou l’omission sur lesquels la plainte est fondée, et ils pourraient donc souhaiter conserver les documents plus longtemps que les 10 ans requis.

^7. Règl. de l’Ont. 114/94, Dispositions générales, adopté en vertu de la Loi de 1991 sur les médecins, L.O. 1991, chap. 30, par. 19 (1) (2).

^8. Par exemple, aucun avis ne serait requis lorsque l’intervention d’un spécialiste auprès d’un patient a déjà atteint sa conclusion naturelle ou prévue avant la fermeture du cabinet. Pour obtenir de plus amples renseignements, consulter le document Conseils à la profession.

^9. La Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé stipule que lorsqu’il n’est pas raisonnablement possible d’informer les patients à l’avance d’un transfert de dossiers, les médecins doivent informer les patients dès que possible après que le transfert a eu lieu (par. 42 (2)).

^10. Il convient de faire preuve de prudence lorsqu’on laisse des messages sur une boîte vocale ou à un tiers, en raison des préoccupations relatives à la confidentialité des patients et au droit à la vie privée. Pour obtenir de plus amples renseignements, voir la politique de l’Ordre sur la protection des renseignements personnels sur la santé.

^11. Des renseignements supplémentaires et le formulaire de démission sont accessibles sur le site Web de l’Ordre.

^12. Il peut s’agir de circonstances telles que les suivantes : le médecin déménage son cabinet; le médecin maintient son adhésion à l’Ordre, mais exerce la médecine à l’extérieur de la province; ou le médecin cesse d’exercer la médecine (c.-à-d. prend sa retraite), mais conserve son certificat d’inscription.

^13. Les règlements administratifs de l’Ordre exigent que les médecins déclarent tout changement d’adresse du cabinet dans les 30 jours. Les médecins peuvent consulter le site Web de l’Ordre pour obtenir des renseignements supplémentaires sur la manière de déclarer ce changement.

^14. Seul le travail administratif nécessaire pour achever un rapport en suspens peut être effectué pendant la période de suspension, ou après une démission ou une révocation. Le travail administratif comprend l’édition de projets de rapports, la synthèse des conclusions ou la signature des rapports réalisés avant la démission, la révocation ou la suspension.